背景確認を、現場で回るプロセスに。

• 実施目的（例：採用選考の参考）と、取得する情報のカテゴリ（学歴、職歴、資格、リファレンス等）を明記します。
• 第三者提供や委託の有無、委託先の種類（調査会社等）を説明し、問い合わせ窓口も載せます。
• 候補者が「任意か必須か」「撤回できるか」を判断できるよう、同意の扱いを明確にします。

より詳しい設計は 同意書のベストプラクティス で解説しています。

一律に広げるより、職務上のリスクと関連する項目に限定する設計が現実的です。例えば、金銭取扱いのある職種では権限・手続きに関する確認を厚めに、対外折衝が多い職種ではリファレンス設計と記録の整備を重視します。

職種別の例は 職種別テンプレ を参照してください。

• 採用判断の根拠を説明できる最低限の期間を設定します（いつ・誰が・何を確認したか）。
• 保存するのは「要点」と「再検証可能なログ」に寄せ、不要な詳細情報は持ち続けない設計にします。
• アクセス権限、廃棄手順、委託先からの返却・削除証明の扱いもセットで定義します。

記録設計の考え方は 監査に耐える記録の残し方 にまとめています。

実務では「依頼内容の定義」「候補者同意の連動」「結果の受領形式」「再照会フロー」の整合が崩れやすいです。RFPや契約前に、提供できる証跡、問い合わせ窓口、訂正・再確認の手順まで具体化しておくと後戻りが減ります。

選定の観点は 委託先の評価チェックリスト を参照してください。